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Exam Guide 15 min read

Documenti giustificativi EPSO/AST/158/26: le tre scadenze e la checklist completa

Il concorso generale EPSO/AST/158/26 mette a concorso 964 posti di grado AST 3 su tre settori, e il bando fissa ai candidati tre scadenze separate, non una. Il modulo di candidatura e la copia scansionata del documento d'identità vanno presentati entro l'11 novembre 2026 alle 12.00 (mezzogiorno), ora di Bruxelles. Tutti gli altri documenti giustificativi vanno caricati quattro mesi più tardi, entro l'11 marzo 2027 alle 12.00 (mezzogiorno), ora di Bruxelles. Se perdi la prima scadenza non sei un candidato. Se perdi la terza puoi essere escluso dopo avere superato tutte le prove.

Tutto quello che segue è letto nel bando di concorso generale pubblicato nella Gazzetta ufficiale: GU C/2026/4963 del 6 ottobre 2026, con il suo allegato I «General rules». Le citazioni sono riportate nella versione inglese del bando, che è il testo che abbiamo archiviato come fonte. Quando una regola viene dalle pagine per i candidati di EPSO e non dal bando, lo diciamo sul posto.

Quali sono esattamente le tre scadenze?

Cosa è dovutoQuandoDove lo dice il bando
Modulo di candidatura online, presentato11 novembre 2026, 12.00 (mezzogiorno) ora di BruxellesSezione 4.3.1(b)
Copia scansionata della carta d'identità o del passaporto in corso di validità11 novembre 2026, 12.00 (mezzogiorno) ora di BruxellesSezione 4.3.1(d)
Tutti gli altri documenti giustificativi11 marzo 2027, 12.00 (mezzogiorno) ora di BruxellesSezione 4.3.1(e)

Il documento d'identità è quello che la maggior parte dei candidati sbaglia, perché viaggia con la candidatura e non con i diplomi. Il punto 4.3.1(d) è esplicito: «By 11 November 2026 at 12.00 (midday), Brussels time, candidates must upload a scanned copy of their valid identity card or passport.» L'allegato I, punto 2.4(4), aggiunge che la carta o il passaporto «must be valid on the closing date for the applications» e che «When requested, candidates will have to present an original of their identity card or a passport.»

Il punto 4.3.1(e) fissa poi la seconda scadenza di caricamento: entro l'11 marzo 2027 alle 12.00 (mezzogiorno), ora di Bruxelles, «candidates must upload the scanned copies of all the other documents supporting the declarations made in their application form». Quattro mesi sono molto tempo, ed è esattamente il motivo per cui questa scadenza si perde: nel frattempo non succede nulla che te la ricordi, e una segreteria studenti non sempre risponde in una settimana.

Un'altra data conta per tutto ciò che segue: l'ammissibilità si misura alla scadenza per le candidature, non alla scadenza per i documenti. Il bando apre la sezione 3 con la regola secondo cui i candidati «must meet all the general and specific eligibility conditions (see Sections 3.1 to 3.3) on the closing date for applications». Un diploma conseguito nel gennaio 2027, o un'esperienza completata nel febbraio 2027, non prova nulla per questo concorso.

Quali documenti richiede davvero il bando?

L'allegato I, punto 2.4, è l'elenco operativo. Letto insieme alla sezione 3.3.4(a) del bando, arriva a sei voci.

1. Carta d'identità o passaporto

Una copia scansionata di un documento in corso di validità, entro l'11 novembre 2026 a mezzogiorno. Non scaduto, e valido a quella data di chiusura.

2. Il diploma o il certificato che dà accesso al concorso

Il punto 2.4(5)(a) chiede «a copy of their diploma(s) and/or certificate(s) attesting to educational qualifications giving access to the competition». Se la pergamena non ti è ancora stata rilasciata, il bando chiude la questione nella stessa frase: «In the absence of an official diploma, a statement of award or an equivalent document confirming the successful completion of the programme and the conferral of a title, degree, or diploma will be accepted as sufficient evidence». Quindi un certificato di conseguimento del titolo basta; ciò che deve esistere alla data di chiusura è la decisione di conferire il titolo, non il certificato stampato.

Le FAQ di EPSO sull'ammissibilità chiedono una cosa che il bando non specifica: carica il diploma post secondario «along with the list of courses you followed», e assicurati che «your name, stamps, signatures and serial numbers (if applicable) are visible». Il tuo piano di studi va dentro il file, non fuori.

3. Una lettera dell'istituto che attesti la durata standard del programma, in anni

Questo è il documento più dimenticato di questo concorso, ed è obbligatorio per chiunque si candidi con un titolo post secondario. Sezione 3.3.4(a) del bando: «To substantiate the duration of the programme, candidates must provide a letter, certificate, or equivalent document issued by the awarding educational institution.» L'allegato I, punto 2.4(5)(c), dice la stessa cosa con il requisito esplicitato: «a letter, certificate, or equivalent evidence from the educational institution attesting to the standard duration of the completed study programme. This evidence must indicate the number of years required to complete the programme».

Qui l'ammissibilità si conta in anni: «post-secondary studies of at least two years» per il percorso con tre anni di esperienza, oppure istruzione secondaria che dia accesso all'istruzione post secondaria per il percorso con sei anni. Molto spesso un diploma non dice quanto durava il programma. Un file con il diploma e niente che attesti la durata è la configurazione che più facilmente non supera il controllo di ammissibilità, e la segreteria che rilascia la lettera non è aperta l'11 marzo 2027 alle 11.50.

4. Per un diploma extra UE: un documento di riconoscimento di un'autorità di uno Stato membro

Qui si sommano due regole. Allegato I, punto 2.2(1): «Degrees, diplomas and/or certificates, whether issued in Member States or non-EU countries, must be recognised by a competent authority of a Member State.» E il punto 2.4(5)(b) chiede di caricare, «in cases of diplomas/certificates issued in a non-EU country, a statement of equivalency issued by a competent authority of a Member State».

Le FAQ di EPSO sui titoli extra UE aggiungono tre precisazioni che conviene conoscere prima di ordinare qualsiasi cosa. Un documento di riconoscimento «must include at least the following information: Candidate's full name, Name of the university, Title of the diploma obtained». I diplomi del Regno Unito «require a recognition document if issued after 1 January 2021». E la dichiarazione di equivalenza scaricabile dalla banca dati NARIC Irlanda «is not valid for this purpose». Gli enti nazionali di riconoscimento impiegano regolarmente settimane: è la voce da avviare nell'autunno 2026 e non nel febbraio 2027.

5. La prova di ogni periodo di esperienza professionale dichiarato

L'allegato I, punto 2.4(6), stabilisce che «All periods of professional activity must be covered by originals or certified copies of the following documents», e poi li elenca. Per il lavoro dipendente, punto 2.4(6)(a): «employment contract(s) indicating the start and end dates of employment and/or first and last pay slips. These documents should indicate the nature, level, as well as a detailed description of duties performed, and they should bear an official header and stamp of the employer, and the name and signature of the person in charge.»

  • Lavoro autonomo o non dipendente, punto 2.4(6)(b): «invoices or order forms detailing the work performed or any other relevant official supporting documents specifying the nature and period of the duties performed or services rendered».
  • Traduttori freelance, punto 2.4(6)(c): documenti che attestino i periodi di lavoro e il numero di pagine tradotte.
  • Interpreti freelance, punto 2.4(6)(d): documenti che attestino il numero di giornate lavorate e le lingue da cui e verso cui si è interpretato.

Le date da sole non sono una prova. Le FAQ di EPSO sull'ammissibilità sono nette sul file incompleto: «Periods of professional experience that are not supported by a job description will not be considered by the Selection Board.» La stessa pagina enuncia la regola generale per tutto il caricamento: «Each entry in your CV (education, professional experience) must be supported by relevant documents; otherwise, it will not be considered.»

6. Prove linguistiche: di solito nessuna, e questo sorprende

Il concorso chiede una conoscenza approfondita (C1) di una delle 24 lingue ufficiali dell'UE come lingua 1 e una conoscenza soddisfacente (B2) di un'altra come lingua 2, dichiarate nel modulo di candidatura. Il bando non prevede alcun certificato per esse, e le FAQ di EPSO sull'ammissibilità lo dicono con chiarezza: «In general, no supporting documents are required to prove language knowledge (please check the Notice of Competition for exceptions).» Non passare il marzo 2027 a rincorrere un certificato linguistico invece della lettera sulla durata.

Che cosa deve dimostrare chi si candida al settore 1, trattamento dei dati, analisi e statistica?

Il settore 1, che il bando chiama Data processing, analytics and statistics, è il più grande dei tre con 423 dei 964 posti, e la sua sezione di ammissibilità è quella con due elenchi distinti da documentare. Puoi candidarti a un solo settore: la sezione 1(d) del bando stabilisce che «This notice of competition covers three fields. A candidate may only apply for one of them.»

La sezione 3.3.1(a) prevede due percorsi, e il tuo file deve provarne uno dall'inizio alla fine:

  • Percorso (i): «Have completed post-secondary studies of at least two years, attested by a diploma in one or more of the areas listed in point 3.3.1(b), and have at least three years of relevant professional experience (see point 3.3.1(c)) acquired after the date of the final decision to award that diploma.»
  • Percorso (ii): istruzione secondaria attestata da un diploma che dia accesso all'istruzione post secondaria, più almeno sei anni di esperienza professionale pertinente, anch'essa acquisita dopo la decisione di conferimento del titolo.

Il percorso (i) ha una seconda parte che recupera molti profili. Il requisito «is also deemed to be fulfilled where a candidate, after completing a bachelor’s programme in any field, has obtained a diploma in one or more of the areas listed in point 3.3.1(b) (such as a postgraduate certificate, graduate diploma, Master’s, PhD, or any other qualification requiring a prior bachelor’s degree for admission), irrespective of the duration of the studies leading to that diploma». Un master in data science di un anno sopra una laurea in storia è ammissibile, e la durata di quel master non conta. Documenta comunque entrambi i titoli e le lettere sulla durata di entrambi: è la data di conferimento del titolo qualificante che fa partire il conteggio dei tuoi tre anni di esperienza.

Le aree di diploma che il bando accetta per il settore 1, dal punto 3.3.1(b): matematica, statistica, scienze attuariali o data science; informatica, compresa l'intelligenza artificiale; ingegneria, qualsiasi ramo; economia, economia applicata, economia aziendale o finanza; geografia compresi i sistemi informativi geografici, o geoinformatica; fisica, chimica o biologia; scienze sociali, ma soltanto se gli studi comprendevano una specializzazione in «quantitative methods, survey methodology, computational social science, or data analysis»; e linguistica, ma soltanto con una specializzazione in «corpus linguistics, computational linguistics, or text/data analysis».

Queste ultime due sono un problema di documentazione, non di lettura. Un diploma in sociologia o in linguistica da solo non mostra una specializzazione. È il piano di studi o l'elenco dei corsi che la rende verificabile, il che è un'altra ragione per caricare l'elenco dei corsi insieme al diploma.

Il lato dell'esperienza ha un elenco proprio. Il punto 3.3.1(c) considera l'esperienza pertinente se corrisponde alle mansioni dell'allegato II per il settore 1 o a una delle tredici aree indicate, tra cui programmazione e sviluppo software, analisi di grandi insiemi di dati o di informazioni non strutturate, data engineering, modellizzazione statistica e computazionale, costruzione e manutenzione di modelli di machine learning, calcolo ad alte prestazioni, statistica applicata o matematica applicata in contesto professionale, gestione di banche dati, ricerca sui dati e business intelligence, governance dei dati, convalida e analisi dei dati, presentazione di risultati analitici a un pubblico tecnico e non tecnico, dashboard e visualizzazione dei dati, e sviluppo di strumenti per i sistemi informativi geospaziali. La lettera del datore di lavoro dovrebbe descrivere le mansioni con questo vocabolario, perché è quello che la commissione giudicatrice verifica.

Due regole generali dell'allegato I decidono quanto di una carriera disordinata conta davvero, e vale la pena leggerle prima di scrivere una sola descrizione di mansioni. Il punto 2.3(1) richiede che l'esperienza sia lavoro reale ed effettivo, retribuito, all'interno di un rapporto professionale, e acquisito dopo il titolo qualificante. Il punto 2.3(1)(e) applica poi una scala quando solo una parte del lavoro era pertinente: «if more than 75 % of tasks are relevant, the whole period of professional experience will be considered relevant», tra il 50 % e il 75 % conta al 75 %, dal 25 % al 50 % conta per metà, e sotto il 25 % non conta affatto. Il lavoro a tempo parziale è conteggiato pro rata, e un dottorato conta per un massimo di tre anni purché sia stato conseguito.

E i settori 2 e 3?

La struttura è identica: due anni di studi post secondari in un'area elencata più tre anni di esperienza pertinente, oppure istruzione secondaria più sei anni. Cambiano solo gli elenchi, e la pertinenza dell'esperienza è definita dalle sole mansioni dell'allegato II e non da un secondo elenco di aree.

SettorePostiAree di diploma accettate (punti 3.3.2(b) e 3.3.3(b))
Settore 2: Librarianship and information science243Biblioteconomia; scienze o studi dell'informazione; gestione dell'informazione; scienze della documentazione; sistemi informativi e informatica; studi sui media; studi sul libro e/o sul patrimonio culturale.
Settore 3: Records and archives management298Archivistica e/o gestione dei documenti; scienze o gestione dell'informazione o della documentazione; informatica umanistica; storia; patrimonio culturale e/o digitale. Anche studi di economia, amministrazione o organizzazione, giurisprudenza, linguistica o letteratura, relazioni internazionali e scienze sociali, ma soltanto se gli studi comprendevano una specializzazione in una delle aree precedenti.

Per entrambi i settori il criterio di pertinenza è il punto 3.3.2(c) o 3.3.3(c): l'esperienza conta se corrisponde alle mansioni descritte nell'allegato II per quel settore. Le mansioni dell'allegato II per il settore 2 vanno dalle acquisizioni e dalla catalogazione alla gestione della piattaforma dei servizi di biblioteca, delle risorse elettroniche e delle licenze, e dei vocabolari controllati. Quelle del settore 3 vanno dalle politiche di gestione documentale e archivistica e dai piani di classificazione alla gestione del ciclo di vita, alla conservazione digitale, al controllo degli accessi e alla risposta alle richieste di informazioni. Un file che prova «bibliotecario, dal 2019 al 2026» senza descrivere quelle mansioni prova le date e nient'altro.

Dove vanno caricati i file, e in che formato?

Questo è funzionamento del portale EPSO e non testo del bando, ed è il punto in cui un file completo si perde comunque. Dalle istruzioni di EPSO sul caricamento dei documenti giustificativi: prima della scadenza per le candidature i documenti passano da My account e My CV, allegati alle voci pertinenti del CV, e poi devi presentare la candidatura, altrimenti i documenti caricati non sono collegati a essa. Dopo la scadenza per le candidature i documenti «must be uploaded directly to the relevant application and not to your account’s CV section», e EPSO avverte che «Any documents added to your CV after the application deadline will not automatically transfer to the submitted application and will not be visible to EPSO or the Selection Board.»

È la trappola specifica del lotto dell'11 marzo 2027: tra novembre e marzo la sezione CV è il posto sbagliato. Il percorso è My account, poi My applications, poi My submitted applications, poi l'ID della tua candidatura, poi l'icona della graffetta sulla voce di Education and Training o di Professional Experience a cui il documento appartiene. EPSO aggiunge che «The Selection Board will only consider documents uploaded to the relevant section of the application», che i file si salvano automaticamente senza alcun pulsante di salvataggio, e che i documenti «can be in any of the 24 official EU languages and may be uploaded in PNG, JPG, or PDF format. The maximum file size is 20MB per document.»

Che cosa rende un documento giustificativo non conforme?

  • Un diploma senza nulla che ne attesti la durata. La sezione 3.3.4(a) e il punto 2.4(5)(c) richiedono la lettera dell'istituto con il numero di anni. Senza di essa, nulla nel file dimostra che il minimo di due anni è soddisfatto.
  • Un documento del datore di lavoro senza descrizione delle mansioni. Il punto 2.4(6)(a) vuole natura, livello e una descrizione dettagliata delle mansioni, su carta intestata ufficiale, con timbro e firma. Le FAQ di EPSO confermano che un periodo senza descrizione delle mansioni non viene preso in considerazione.
  • Esperienza anteriore al titolo qualificante. Entrambi i percorsi della sezione 3.3.1(a) conteggiano l'esperienza «acquired after the date of the final decision to award that diploma», e l'allegato I, punto 2.3(1)(a), dice la stessa cosa.
  • Un diploma extra UE senza documento di riconoscimento di uno Stato membro, oppure con la dichiarazione di equivalenza di NARIC Irlanda, che secondo EPSO non è valida a questo fine.
  • Una dichiarazione nel modulo senza un documento che la sostenga. L'allegato I, punto 6(1)(b), elenca «making false declarations or declarations unsupported by the appropriate documents» tra i motivi di esclusione in qualsiasi fase.
  • Un file caricato nella sezione CV dopo l'11 novembre 2026. È invisibile alla commissione giudicatrice, quindi conta come non caricato.
  • Qualsiasi cosa caricata dopo mezzogiorno dell'11 marzo 2027. Le FAQ di EPSO: una volta passata la scadenza, «candidates can no longer upload documents to their application», e «EPSO does not accept documents sent by email or via the contact form».

È vero che la maggior parte dei candidati non si vedrà mai esaminare i documenti?

Sì, e conviene dirlo con onestà, perché cambia quanta della tua energia appartiene al file e quanta appartiene a una sola prova.

In questo concorso ogni prova è uno sbarramento a sé. Solo la prova a scelta multipla sul settore produce una graduatoria. La tabella 6 del bando dice che le prove di ragionamento «will be scored to determine if the candidate obtained at least the required pass scores», mentre per la prova a scelta multipla sul settore «The scores of candidates who obtained at least the required pass score will be used to create a ranking according to candidates’ performance». Anche l'EUFTE è valutata con un semplice superato o non superato.

ProvaLinguaDomandeDurataSogliaRuolo
Ragionamento verbaleLingua 12035 minuti10/20superato o non superato
Ragionamento numericoLingua 11020 minuti10/20 combinatasuperato o non superato
Ragionamento astrattoLingua 11010 minuti
Prova a scelta multipla sul settoreLingua 23040 minuti15/30ti mette in graduatoria
Prova scritta EUFTELingua 2prova scritta40 minuti5/10superato o non superato

Punto 4.3.3(b)(iii): «Candidates who obtained at least the required pass score in the field-related MCQ test will be ranked in the descending order of their scores. This ranking will be used to determine the candidates who will have the EUFTE script scored and eligibility checked». E il punto 4.3.3(c)(i) limita quel gruppo: la valutazione degli elaborati EUFTE e la verifica dell'ammissibilità avvengono in parallelo per un numero limitato di candidati presi in ordine decrescente di quella graduatoria, e «This number will in principle not exceed 1,5 times the number of successful candidates sought», con la commissione giudicatrice libera di aumentarlo in caso di candidati a pari punteggio.

Quindi la verifica dell'ammissibilità, che è la verifica dei documenti, viene svolta per circa 1,5 volte i posti del tuo settore: nell'ordine di 635 candidati nel settore 1, 365 nel settore 2 e 447 nel settore 3, come semplice moltiplicazione dei posti pubblicati dal bando. Per tutti quelli sotto quella linea il punto 4.3.3(c)(iii) è esplicito: «Such candidates will not have their EUFTE scripts processed and will not have their eligibility checked.» L'elenco di riserva è poi formato, ai sensi della sezione 4.3.4(a), con i candidati che hanno tutte le soglie, uno dei punteggi più alti nella prova a scelta multipla sul settore all'interno di quella lista ristretta, e che «were found to be eligible».

Ne seguono due conclusioni, e puntano in direzioni opposte. I tuoi documenti non possono comprarti un posto: lo decidono 30 domande in 40 minuti sul tuo settore. Ma possono fartelo perdere, e te lo fanno perdere all'ultimissimo passaggio, dopo che quattro prove sono andate bene. È di questo che parlano davvero le tre scadenze.

Cosa succede se manca un documento?

Allegato I, punto 2.4(2): «Failure to provide supporting document(s) by the date mentioned above may result in a candidate being considered ineligible or in their specific educational qualifications or experience not being taken into account.» Nota la seconda metà. Una lettera sulla durata mancante non chiude sempre il concorso per te; può invece cancellare l'unico titolo su cui si basava la tua ammissibilità, con lo stesso effetto.

EPSO può anche chiedere di più: il punto 2.4(3) dice che «At any phase of the procedure, candidates may be requested to provide additional information or documents», e le FAQ di EPSO confermano che la commissione giudicatrice può contattare i candidati tramite il portale per chiedere documenti mancanti, compresi i documenti d'identità. È una scelta di EPSO, non una seconda scadenza su cui puoi contare. Il dovere collegato è nell'allegato I, punto 1(3): i candidati dovrebbero controllare il proprio account candidato almeno ogni tre giorni di calendario, perché è lì che compaiono le richieste con scadenze brevi.

Se l'ammissibilità è negata, l'allegato I fissa i rimedi e sono brevi. La domanda di riesame di una decisione della commissione giudicatrice si presenta tramite l'account candidato entro 5 giorni di calendario a decorrere dal giorno successivo alla pubblicazione della decisione nell'account (punto 7.2.2(6)(a)), con il reclamo amministrativo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari (punto 7.3.1) per gli argomenti giuridici.

Che cosa non è ancora pubblicato?

Tre cose, e preferiamo dirlo piuttosto che riempirle.

  • Le date delle prove. Il bando non pubblica alcun calendario. Dice che le prove si svolgono a distanza con sorveglianza remota e che EPSO informerà i candidati delle modalità «at the latest when inviting them to the tests», e che l'ordine delle prove può differire da quello in cui sono elencate. La pagina del concorso di EPSO dice che date delle prove, materiali e risultati saranno pubblicati lì e nel portale dei candidati una volta confermati.
  • Che cosa significhi «copia certificata» in una procedura di solo caricamento. Il punto 2.4(6) chiede originali o copie certificate dei documenti sull'esperienza, mentre la sezione 4.3.1(e) chiede di caricare copie scansionate. Nessuna fonte ufficiale che abbiamo trovato risolve il punto, quindi se il tuo datore di lavoro può timbrare e firmare il documento, è quella la versione da scansionare.
  • I documenti in una lingua non UE. EPSO dice che i documenti possono essere in una qualsiasi delle 24 lingue ufficiali dell'UE. Né il bando né le pagine di EPSO dicono cosa fare con un documento in un'altra lingua, o chi dovrebbe certificarne la traduzione, e non inventiamo una regola. Se è il tuo caso, chiedilo a EPSO dal tuo account candidato, per scritto, presto.

Come conviene usare i quattro mesi tra le due scadenze?

Ordina prima le cose lente e lascia per ultime quelle rapide. La lettera sulla durata e il documento di riconoscimento extra UE dipendono da altre istituzioni e sono le due sole voci che non puoi produrre da solo. Le lettere dei datori di lavoro che descrivono le mansioni con il vocabolario del punto 3.3.1(c) richiedono una email ciascuna, e i vecchi datori di lavoro rispondono agli ex colleghi più in fretta che agli sconosciuti a febbraio. Poi, quando il file è completo dentro la candidatura e non nella sezione CV, dedica il resto del tempo all'unica prova che ti mette in graduatoria.

Se ti stai preparando per questo concorso, la nostra pagina sul concorso EPSO/AST/158/26 espone il bando prova per prova, che cosa decide ciascuna soglia, e l'allenamento a tempo per la prova a scelta multipla sul settore, per le prove di ragionamento e per l'EUFTE. È pubblicata in tutte e 24 le lingue ufficiali dell'UE, italiano compreso.

Fonti

PassEPSO è una piattaforma di preparazione indipendente. Non è affiliata a EPSO, a EU Careers o a qualsiasi istituzione dell'Unione europea, non è approvata né sostenuta da esse, e il suo uso non garantisce il superamento del concorso né un posto nell'elenco di riserva. Le informazioni ufficiali su EPSO/AST/158/26 sono pubblicate soltanto da EPSO, nel bando di concorso (GU C/2026/4963) e su eu-careers.europa.eu.

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