Documents justificatifs EPSO/AST/158/26: 3 échéances

Le concours général EPSO/AST/158/26 ouvre 964 postes de grade AST 3 dans trois domaines, et l'avis de concours fixe aux candidats trois échéances distinctes, pas une. Le formulaire de candidature et la copie scannée de la pièce d'identité sont dus le 11 novembre 2026 à 12.00 (midi), heure de Bruxelles. Tous les autres documents justificatifs sont dus quatre mois plus tard, le 11 mars 2027 à 12.00 (midi), heure de Bruxelles. Si vous manquez la première, vous n'êtes pas candidat. Si vous manquez la troisième, vous pouvez encore être exclu après avoir réussi toutes les épreuves.

Tout ce qui suit est lu dans l'avis de concours général publié au Journal officiel: JO C/2026/4963 du 6 octobre 2026, avec son annexe I «General rules». Les citations sont reproduites dans la version anglaise de l'avis, qui est le texte que nous avons archivé comme source. Lorsqu'une règle vient des pages candidats d'EPSO et non de l'avis, cela est dit sur place.

Quelles sont exactement les trois échéances?

Ce qui est dû	Quand	Où l'avis le dit
Formulaire de candidature en ligne, soumis	11 novembre 2026, 12.00 (midi) heure de Bruxelles	Section 4.3.1(b)
Copie scannée de la carte d'identité ou du passeport en cours de validité	11 novembre 2026, 12.00 (midi) heure de Bruxelles	Section 4.3.1(d)
Tous les autres documents justificatifs	11 mars 2027, 12.00 (midi) heure de Bruxelles	Section 4.3.1(e)

La pièce d'identité est celle que la plupart des candidats ratent, parce qu'elle voyage avec la candidature et non avec les diplômes. Le point 4.3.1(d) est explicite: «By 11 November 2026 at 12.00 (midday), Brussels time, candidates must upload a scanned copy of their valid identity card or passport.» L'annexe I, point 2.4(4), ajoute que la carte ou le passeport «must be valid on the closing date for the applications» et que «When requested, candidates will have to present an original of their identity card or a passport.»

Le point 4.3.1(e) fixe ensuite la seconde échéance de téléversement: pour le 11 mars 2027 à 12.00 (midi), heure de Bruxelles, «candidates must upload the scanned copies of all the other documents supporting the declarations made in their application form». Quatre mois, c'est beaucoup de temps, et c'est exactement pour cela que cette échéance est manquée: entre les deux dates, rien ne vient vous la rappeler, et un service de scolarité ne répond pas toujours en une semaine.

Une autre date compte pour tout ce qui suit: l'admissibilité se mesure à la date limite de candidature, pas à celle des documents. L'avis ouvre la section 3 par la règle selon laquelle les candidats «must meet all the general and specific eligibility conditions (see Sections 3.1 to 3.3) on the closing date for applications». Un diplôme délivré en janvier 2027, ou une expérience achevée en février 2027, ne prouve rien pour ce concours.

Quels documents l'avis exige-t-il réellement?

L'annexe I, point 2.4, est la liste opérationnelle. Lue avec la section 3.3.4(a) de l'avis lui-même, elle compte six éléments.

1. Carte d'identité ou passeport

Une copie scannée d'un document en cours de validité, pour le 11 novembre 2026 à midi. Non périmé, et valable à cette date de clôture.

2. Le diplôme ou le certificat qui donne accès au concours

Le point 2.4(5)(a) demande «a copy of their diploma(s) and/or certificate(s) attesting to educational qualifications giving access to the competition». Si le parchemin ne vous a pas encore été délivré, l'avis règle la question dans la même phrase: «In the absence of an official diploma, a statement of award or an equivalent document confirming the successful completion of the programme and the conferral of a title, degree, or diploma will be accepted as sufficient evidence». Une attestation de réussite suffit donc; ce qui doit exister à la date de clôture, c'est la décision de délivrer le titre, pas le certificat imprimé.

La FAQ d'EPSO sur l'admissibilité demande une chose que l'avis ne précise pas: téléversez le diplôme post secondaire «along with the list of courses you followed», et assurez-vous que «your name, stamps, signatures and serial numbers (if applicable) are visible». Votre relevé de notes va dans le fichier, pas à côté.

3. Une lettre de l'établissement indiquant la durée standard du programme, en années

C'est le document le plus souvent oublié dans ce concours, et il est obligatoire pour quiconque se présente avec un titre post secondaire. Section 3.3.4(a) de l'avis: «To substantiate the duration of the programme, candidates must provide a letter, certificate, or equivalent document issued by the awarding educational institution.» L'annexe I, point 2.4(5)(c), dit la même chose en détaillant l'exigence: «a letter, certificate, or equivalent evidence from the educational institution attesting to the standard duration of the completed study programme. This evidence must indicate the number of years required to complete the programme».

Ici l'admissibilité se compte en années: «post-secondary studies of at least two years» pour la voie à trois ans d'expérience, ou un enseignement secondaire donnant accès à l'enseignement post secondaire pour la voie à six ans. Très souvent, un diplôme ne dit pas combien de temps le programme a duré. Un dossier contenant le diplôme et rien qui atteste la durée est la configuration la plus susceptible d'échouer au contrôle d'admissibilité, et le service qui délivre la lettre n'est pas ouvert le 11 mars 2027 à 11.50.

4. Pour un diplôme hors UE: un document de reconnaissance d'une autorité d'un État membre

Deux règles se cumulent ici. Annexe I, point 2.2(1): «Degrees, diplomas and/or certificates, whether issued in Member States or non-EU countries, must be recognised by a competent authority of a Member State.» Et le point 2.4(5)(b) vous oblige à téléverser, «in cases of diplomas/certificates issued in a non-EU country, a statement of equivalency issued by a competent authority of a Member State».

La FAQ d'EPSO sur les titres hors UE ajoute trois précisions utiles avant de commander quoi que ce soit. Un document de reconnaissance «must include at least the following information: Candidate's full name, Name of the university, Title of the diploma obtained». Les diplômes du Royaume-Uni «require a recognition document if issued after 1 January 2021». Et l'attestation d'équivalence téléchargeable dans la base de données du NARIC irlandais «is not valid for this purpose». Les organismes nationaux de reconnaissance prennent couramment plusieurs semaines: c'est la démarche à lancer à l'automne 2026 plutôt qu'en février 2027.

5. La preuve de chaque période d'expérience professionnelle déclarée

L'annexe I, point 2.4(6), exige que «All periods of professional activity must be covered by originals or certified copies of the following documents», puis les énumère. Pour le travail salarié, point 2.4(6)(a): «employment contract(s) indicating the start and end dates of employment and/or first and last pay slips. These documents should indicate the nature, level, as well as a detailed description of duties performed, and they should bear an official header and stamp of the employer, and the name and signature of the person in charge.»

Travail non salarié ou indépendant, point 2.4(6)(b): «invoices or order forms detailing the work performed or any other relevant official supporting documents specifying the nature and period of the duties performed or services rendered».
Traducteurs indépendants, point 2.4(6)(c): des documents attestant les périodes travaillées et le nombre de pages traduites.
Interprètes indépendants, point 2.4(6)(d): des documents attestant le nombre de jours travaillés et les langues depuis lesquelles et vers lesquelles l'interprétation a été faite.

Les dates seules ne sont pas une preuve. La FAQ d'EPSO sur l'admissibilité est nette sur le dossier à moitié complet: «Periods of professional experience that are not supported by a job description will not be considered by the Selection Board.» La même page énonce la règle générale de tout le téléversement: «Each entry in your CV (education, professional experience) must be supported by relevant documents; otherwise, it will not be considered.»

6. Preuves linguistiques: en général aucune, et cela surprend

Le concours demande une connaissance approfondie (C1) de l'une des 24 langues officielles de l'UE comme langue 1 et une connaissance satisfaisante (B2) d'une autre comme langue 2, déclarées dans le formulaire de candidature. L'avis n'exige aucun certificat pour elles, et la FAQ d'EPSO sur l'admissibilité le dit directement: «In general, no supporting documents are required to prove language knowledge (please check the Notice of Competition for exceptions).» Ne passez pas mars 2027 à courir après un certificat de langue au lieu de la lettre sur la durée.

Que doit prouver un candidat au domaine 1, traitement des données, analyse et statistique?

Le domaine 1, que l'avis appelle Data processing, analytics and statistics, est le plus grand des trois avec 423 des 964 postes, et sa section d'admissibilité est celle qui comporte deux listes distinctes à documenter. Vous ne pouvez postuler que pour un seul domaine: la section 1(d) de l'avis dispose que «This notice of competition covers three fields. A candidate may only apply for one of them.»

La section 3.3.1(a) prévoit deux voies, et votre dossier doit en établir une de bout en bout:

Voie (i): «Have completed post-secondary studies of at least two years, attested by a diploma in one or more of the areas listed in point 3.3.1(b), and have at least three years of relevant professional experience (see point 3.3.1(c)) acquired after the date of the final decision to award that diploma.»
Voie (ii): un enseignement secondaire attesté par un diplôme donnant accès à l'enseignement post secondaire, plus au moins six ans d'expérience professionnelle pertinente, acquise elle aussi après la décision de délivrance du titre.

La voie (i) comporte un second volet qui sauve beaucoup de profils. L'exigence «is also deemed to be fulfilled where a candidate, after completing a bachelor’s programme in any field, has obtained a diploma in one or more of the areas listed in point 3.3.1(b) (such as a postgraduate certificate, graduate diploma, Master’s, PhD, or any other qualification requiring a prior bachelor’s degree for admission), irrespective of the duration of the studies leading to that diploma». Un master d'un an en science des données après une licence d'histoire est recevable, et la durée de ce master n'a pas d'importance. Documentez tout de même les deux titres et les deux lettres de durée: c'est la date de délivrance du diplôme qualifiant qui déclenche le décompte de vos trois ans d'expérience.

Les domaines d'études que l'avis accepte pour le domaine 1, point 3.3.1(b): mathématiques, statistique, sciences actuarielles ou science des données; informatique, y compris l'intelligence artificielle; ingénierie, toutes branches; économie, économie appliquée, gestion d'entreprise ou finance; géographie y compris les systèmes d'information géographique, ou géoinformatique; physique, chimie ou biologie; sciences sociales, mais seulement si les études comprenaient une spécialisation en «quantitative methods, survey methodology, computational social science, or data analysis»; et linguistique, mais seulement avec une spécialisation en «corpus linguistics, computational linguistics, or text/data analysis».

Ces deux dernières sont un problème de documentation, pas de lecture. Un diplôme de sociologie ou de linguistique ne montre pas, à lui seul, une spécialisation. C'est le relevé de notes ou la liste des cours qui rend l'affirmation vérifiable, une raison de plus pour téléverser la liste des cours avec le diplôme.

Le volet expérience a sa propre liste. Le point 3.3.1(c) compte l'expérience comme pertinente si elle correspond aux tâches de l'annexe II pour le domaine 1 ou à l'un des treize domaines nommés, parmi lesquels la programmation et le développement logiciel, l'analyse de grands ensembles de données ou d'informations non structurées, l'ingénierie des données, la modélisation statistique et computationnelle, la construction et la maintenance de modèles d'apprentissage automatique, le calcul haute performance, la statistique appliquée ou les mathématiques appliquées en contexte professionnel, la gestion de bases de données, la recherche sur les données et l'informatique décisionnelle, la gouvernance des données, la validation et l'analyse des données, la présentation de résultats analytiques à des publics techniques et non techniques, les tableaux de bord et la visualisation de données, et le développement d'outils pour les systèmes d'information géospatiale. La lettre de votre employeur devrait décrire les tâches dans ces termes, car c'est le vocabulaire que le jury vérifie.

Deux règles générales de l'annexe I décident de ce qui compte vraiment dans une carrière peu linéaire, et elles méritent d'être lues avant d'écrire une seule description de poste. Le point 2.3(1) exige que l'expérience soit un travail réel et effectif, rémunéré, dans le cadre d'une relation professionnelle, et acquis après le diplôme qualifiant. Le point 2.3(1)(e) applique ensuite une échelle lorsqu'une partie seulement du poste était pertinente: «if more than 75 % of tasks are relevant, the whole period of professional experience will be considered relevant», entre 50 % et 75 % la période compte à 75 %, de 25 % à 50 % elle compte pour moitié, et en dessous de 25 % elle ne compte pas. Le temps partiel est compté au prorata, et un doctorat compte pour trois ans au maximum à condition d'avoir été obtenu.

Et les domaines 2 et 3?

La structure est identique: deux ans d'études post secondaires dans un domaine listé plus trois ans d'expérience pertinente, ou un enseignement secondaire plus six ans. Seules les listes changent, et la pertinence de l'expérience est définie par les seules tâches de l'annexe II et non par une seconde liste de domaines.

Domaine	Postes	Domaines d'études acceptés (points 3.3.2(b) et 3.3.3(b))
Domaine 2: Librarianship and information science	243	Bibliothéconomie; sciences ou études de l'information; gestion de l'information; sciences de la documentation; systèmes d'information et informatique; études des médias; études du livre et du patrimoine culturel.
Domaine 3: Records and archives management	298	Archivistique ou gestion des documents; sciences ou gestion de l'information ou de la documentation; humanités numériques; histoire; patrimoine culturel ou numérique. Également les études de gestion, d'administration ou d'organisation, le droit, la linguistique ou la littérature, les relations internationales et les sciences sociales, mais seulement si les études comprenaient une spécialisation dans l'un des domaines ci-dessus.

Pour les deux domaines, le critère de pertinence est le point 3.3.2(c) ou 3.3.3(c): l'expérience compte si elle correspond aux tâches décrites à l'annexe II pour ce domaine. Les tâches de l'annexe II du domaine 2 vont des acquisitions et du catalogage à la gestion de la plateforme de services de bibliothèque, des ressources électroniques et des licences, et des vocabulaires contrôlés. Celles du domaine 3 vont des politiques de gestion documentaire et archivistique et des plans de classement à la gestion du cycle de vie, à la préservation numérique, au contrôle des accès et au traitement des demandes d'information. Un dossier qui prouve «bibliothécaire, de 2019 à 2026» sans décrire ces tâches prouve les dates et rien d'autre.

Où les fichiers vont-ils, et dans quel format?

Il s'agit ici du fonctionnement du portail EPSO et non du texte de l'avis, et c'est là qu'un dossier complet se perd quand même. D'après les instructions d'EPSO sur le téléversement des documents justificatifs: avant la date limite de candidature, les documents passent par My account et My CV, rattachés aux entrées correspondantes du CV, et vous devez ensuite soumettre la candidature, sans quoi les documents téléversés ne lui sont pas liés. Après la date limite de candidature, les documents «must be uploaded directly to the relevant application and not to your account’s CV section», et EPSO avertit que «Any documents added to your CV after the application deadline will not automatically transfer to the submitted application and will not be visible to EPSO or the Selection Board.»

C'est le piège propre au lot du 11 mars 2027: entre novembre et mars, la section CV est le mauvais endroit. Le chemin est My account, puis My applications, puis My submitted applications, puis l'identifiant de votre candidature, puis l'icône du trombone sur l'entrée Education and Training ou Professional Experience à laquelle le document appartient. EPSO ajoute que «The Selection Board will only consider documents uploaded to the relevant section of the application», que les fichiers sont enregistrés automatiquement sans bouton de sauvegarde, et que les documents «can be in any of the 24 official EU languages and may be uploaded in PNG, JPG, or PDF format. The maximum file size is 20MB per document.»

Qu'est-ce qui rend un document justificatif non conforme?

Un diplôme sans rien qui atteste sa durée. La section 3.3.4(a) et le point 2.4(5)(c) exigent la lettre de l'établissement indiquant le nombre d'années. Sans elle, rien dans le dossier ne montre que le minimum de deux ans est atteint.
Un document d'employeur sans description des tâches. Le point 2.4(6)(a) veut la nature, le niveau et une description détaillée des tâches, sur un en-tête officiel, avec cachet et signature. La FAQ d'EPSO confirme qu'une période sans description de poste n'est pas prise en compte.
Une expérience antérieure au diplôme qualifiant. Les deux voies de la section 3.3.1(a) comptent l'expérience «acquired after the date of the final decision to award that diploma», et l'annexe I, point 2.3(1)(a), dit la même chose.
Un diplôme hors UE sans document de reconnaissance d'un État membre, ou avec l'attestation d'équivalence du NARIC irlandais, qui selon EPSO ne vaut pas pour cet usage.
Une déclaration du formulaire sans document derrière elle. L'annexe I, point 6(1)(b), cite «making false declarations or declarations unsupported by the appropriate documents» parmi les motifs d'exclusion à tout stade.
Un fichier téléversé dans la section CV après le 11 novembre 2026. Il est invisible pour le jury, il compte donc comme non téléversé.
Tout ce qui est téléversé après midi le 11 mars 2027. La FAQ d'EPSO: une fois la date limite passée, «candidates can no longer upload documents to their application», et «EPSO does not accept documents sent by email or via the contact form».

Est-il vrai que la plupart des candidats ne verront jamais leurs documents examinés?

Oui, et il vaut mieux le dire honnêtement, parce que cela change la part de votre énergie qui revient au dossier et celle qui revient à une seule épreuve.

Dans ce concours, chaque épreuve est un seuil distinct. Seule l'épreuve à choix multiple sur le domaine produit un classement. Le tableau 6 de l'avis dit que les tests de raisonnement «will be scored to determine if the candidate obtained at least the required pass scores», tandis que pour l'épreuve à choix multiple sur le domaine «The scores of candidates who obtained at least the required pass score will be used to create a ranking according to candidates’ performance». L'EUFTE est lui aussi noté en réussite ou échec.

Épreuve	Langue	Questions	Durée	Seuil	Rôle
Raisonnement verbal	Langue 1	20	35 minutes	10/20	réussite ou échec
Raisonnement numérique	Langue 1	10	20 minutes	10/20 combiné	réussite ou échec
Raisonnement abstrait	Langue 1	10	10 minutes	10/20 combiné	réussite ou échec
Épreuve à choix multiple sur le domaine	Langue 2	30	40 minutes	15/30	vous classe
Épreuve écrite EUFTE	Langue 2	épreuve écrite	40 minutes	5/10	réussite ou échec

Point 4.3.3(b)(iii): «Candidates who obtained at least the required pass score in the field-related MCQ test will be ranked in the descending order of their scores. This ranking will be used to determine the candidates who will have the EUFTE script scored and eligibility checked». Et le point 4.3.3(c)(i) plafonne ce groupe: la correction des copies EUFTE et le contrôle d'admissibilité sont menés en parallèle pour un nombre limité de candidats pris dans l'ordre décroissant de ce classement, et «This number will in principle not exceed 1,5 times the number of successful candidates sought», le jury restant libre de l'augmenter en cas d'ex aequo.

Le contrôle d'admissibilité, qui est le contrôle des documents, est donc mené pour environ 1,5 fois les postes de votre domaine: de l'ordre de 635 candidats dans le domaine 1, 365 dans le domaine 2 et 447 dans le domaine 3, comme simple multiplication des postes publiés par l'avis. Pour tous ceux qui se situent sous cette ligne, le point 4.3.3(c)(iii) est explicite: «Such candidates will not have their EUFTE scripts processed and will not have their eligibility checked.» La liste de réserve est ensuite établie, selon la section 4.3.4(a), parmi les candidats qui ont tous les seuils, l'un des meilleurs scores à l'épreuve à choix multiple sur le domaine au sein de cette liste restreinte, et qui «were found to be eligible».

Deux conclusions en découlent, et elles vont en sens contraire. Vos documents ne peuvent pas vous acheter un poste: ce sont 30 questions en 40 minutes sur votre propre domaine qui décident de votre rang. Mais ils peuvent vous le faire perdre, et ils le font perdre à la toute dernière étape, après quatre épreuves réussies. C'est de cela que parlent vraiment les trois échéances.

Que se passe-t-il s'il manque un document?

Annexe I, point 2.4(2): «Failure to provide supporting document(s) by the date mentioned above may result in a candidate being considered ineligible or in their specific educational qualifications or experience not being taken into account.» Notez la seconde moitié. Une lettre de durée manquante ne met pas toujours fin au concours pour vous; elle peut au contraire effacer le seul titre sur lequel reposait votre admissibilité, ce qui a le même effet.

EPSO peut aussi demander davantage: le point 2.4(3) dit que «At any phase of the procedure, candidates may be requested to provide additional information or documents», et la FAQ d'EPSO confirme que le jury peut contacter les candidats via le portail pour réclamer des documents manquants, y compris des pièces d'identité. C'est un choix d'EPSO, pas une seconde échéance sur laquelle vous pouvez compter. Le devoir correspondant figure à l'annexe I, point 1(3): les candidats devraient consulter leur compte candidat au moins tous les trois jours calendaires, car c'est là qu'apparaissent les demandes à délai court.

Si l'admissibilité est refusée, l'annexe I fixe les voies de recours et elles sont courtes. La demande de réexamen d'une décision du jury passe par le compte candidat dans les 5 jours calendaires à compter du lendemain de la publication de la décision dans ce compte (point 7.2.2(6)(a)), avec la réclamation administrative au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut des fonctionnaires (point 7.3.1) pour les arguments juridiques.

Qu'est-ce qui n'est pas encore publié?

Trois choses, et nous préférons le dire plutôt que les remplir.

Les dates des épreuves. L'avis ne publie aucun calendrier. Il indique que les épreuves se déroulent à distance avec surveillance à distance, qu'EPSO informera les candidats des modalités «at the latest when inviting them to the tests», et que l'ordre des épreuves peut différer de celui dans lequel elles sont énumérées. La page du concours d'EPSO indique que les dates des épreuves, les documents et les résultats y seront publiés, ainsi que dans le portail des candidats, une fois confirmés.
Ce que signifie «copie certifiée» dans une procédure qui ne connaît que le téléversement. Le point 2.4(6) demande des originaux ou des copies certifiées des documents d'expérience, alors que la section 4.3.1(e) demande de téléverser des copies scannées. Aucune source officielle que nous avons trouvée ne tranche, donc si votre employeur peut tamponner et signer le document, c'est cette version qu'il faut scanner.
Les documents dans une langue non européenne. EPSO dit que les documents peuvent être dans l'une quelconque des 24 langues officielles de l'UE. Ni l'avis ni les pages d'EPSO ne disent quoi faire d'un document rédigé dans une autre langue, ni qui devrait certifier une traduction, et nous n'allons pas inventer une règle. Si c'est votre cas, posez la question à EPSO par écrit depuis votre compte candidat, tôt.

Comment utiliser les quatre mois entre les deux échéances?

Commandez d'abord ce qui est lent et gardez pour la fin ce qui est rapide. La lettre de durée et le document de reconnaissance d'un diplôme hors UE dépendent d'autres institutions et sont les deux seuls éléments que vous ne pouvez pas produire vous-même. Les lettres d'employeurs décrivant les tâches dans le vocabulaire du point 3.3.1(c) coûtent un courriel chacune, et les anciens employeurs répondent plus vite à d'anciens collègues qu'à des inconnus en février. Ensuite, quand le dossier est complet dans la candidature et non dans la section CV, consacrez le reste du temps à la seule épreuve qui vous classe.

Si vous préparez ce concours, notre page sur le concours EPSO/AST/158/26 détaille l'avis épreuve par épreuve, ce que décide chaque seuil, et l'entraînement chronométré pour l'épreuve à choix multiple sur le domaine, les tests de raisonnement et l'EUFTE. Elle est publiée dans les 24 langues officielles de l'UE, français compris.

Sources

Avis de concours général EPSO/AST/158/26: Journal officiel C/2026/4963 du 6 octobre 2026. Sections 1(d), 3, 3.3.1 à 3.3.4, 4.2, 4.3.1(b), (d) et (e), 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4, et annexe I, General rules, points 1(3), 2.2, 2.3, 2.4, 6(1)(b) et 7.2.2(6)(a).
EPSO: How to upload supporting documents.
EPSO: What documents do I need to prove my eligibility?
EPSO: Can I upload my documents after the deadline?
EPSO: Do you accept my qualifications issued in non-EU countries?
EPSO: pages du concours pour le domaine 1, le domaine 2 et le domaine 3, et la page d'accès au concours. Consultées le 13 octobre 2026.

PassEPSO est une plateforme de préparation indépendante. Elle n'est ni affiliée à EPSO, à EU Careers ou à une institution de l'Union européenne, ni approuvée ou soutenue par elles, et son utilisation ne garantit ni la réussite ni une place sur une liste de réserve. Les informations officielles sur EPSO/AST/158/26 sont publiées uniquement par EPSO, dans l'avis de concours (JO C/2026/4963) et sur eu-careers.europa.eu.

Documents justificatifs EPSO/AST/158/26: les trois échéances et la checklist complète